Authentifizierung für Managed Print Services: Sicherheit trifft auf Komfort 

Managed Print Services auf dem Vormarsch: Sicherheit, Nachhaltigkeit und Produktivität

Managed Print Services (MPS) entstanden in den frühen 2000er Jahren als Möglichkeit für Unternehmen, die Kontrolle über weitläufige, ineffiziente Druckumgebungen zu erlangen. Damals ging es in erster Linie um Kostensenkung durch Zentralisierung der Druckerflotten, Auslagerung der Wartung und Einführung einer Nutzungsüberwachung, um Abfall zu reduzieren und das Druckvolumen zu reduzieren. Heutzutage geht es bei den MPS allerdings um viel mehr als nur um Sparmaßnahmen. Unternehmen passen sich an eine digitale, datengesteuerte Welt an und moderne MPS-Programme werden somit heute von drei Hauptfaktoren bestimmt: Sicherheit, Nachhaltigkeit und Produktivität. 

Informationssicherheit und Compliance

Multifunktionsdrucker (MFPs) sind vernetzte Endpunkte – genau wie Laptops oder mobile Geräte – und machen sicheres Drucken damit zu einer wichtigen Komponente der allgemeinen Informationssicherheit. Laut einer Umfrage von Quocircaberichteten 70 % der kleinen und mittleren Unternehmen und 63 % der großen Organisationen, dass sie im letzten Jahr von einer Datenschutzverletzung im Zusammenhang mit Druckvorgängen betroffen waren. Ein Risiko hierfür stellen nicht abgeholte Druckaufträge dar. Wenn diese von unbefugten Nutzern eingesammelt werden, können vertrauliche Daten ungewollt offen gelegt werden. Auch eingescannte Dokumente, die an ungesicherte Zielorte gesendet werden, unverschlüsselte Daten auf Druckerfestplatten und Geräte mit Standard-Administrator-Anmeldeinformationen bieten Möglichkeiten für einen Datendiebstahl. Die Zunahme von Hybridarbeit stellt ein weiteres Risiko dar, da Mitarbeiter oft sensible Dokumente auf nicht verwalteten Heimdruckern ausdrucken, die nicht Teil der Perimeter-Sicherheit des Unternehmens sind.

In regulierten Sektoren und Gerichtsbarkeiten ist sicheres Drucken nicht nur eine bewährte Praxis, sondern eine Vorschrift. In der EU fällt Drucksicherheit unter die Datensicherheitsanforderungen der DSGVO. Organisationen, die „kritische Infrastrukturen“ verwalten, müssen auch die NIS2-Richtlinie für Netz- und Informationssicherheit einhalten (durchgesetzt durch länderspezifische Vorschriften wie bspw. KRITIS in Deutschland). In den USA betont das NIST Cybersecurity Framework in ähnlicher Weise die Bedeutung der Sicherung von Endpunkten – einschließlich Multifunktionsdruckern – und der Kontrolle des Zugriffs auf sensible Daten. Nach diesen Vorschriften gelten für Multifunktionsdrucker dieselben strengen Vorgaben wie für andere mit einem Netzwerk verbundene Geräte. Die sichere Benutzerauthentifizierung für Multifunktionsdrucker hilft Unternehmen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem sie ein Werkzeug für die Zugangskontrolle bietet, detaillierte Prüfprotokolle bereitstellt und persönliche und vertrauliche Informationen während des gesamten Druckprozesses schützt. 

Nachhaltigkeit

Nahezu 38 % der Unternehmen messen der Reduzierung der Umweltauswirkungen beim Drucken inzwischen höchste Priorität bei – und stellen diesen Aspekt damit auf eine Stufe mit der Kostenkontrolle. Managed Print Services unterstützen diese Nachhaltigkeitsziele in mehrfacher Hinsicht. Durch Pull-Printing (sichere Freigabe) und Benutzerauthentifizierung reduziert MPS unnötige sowie abgebrochene Druckaufträge – und damit eine der Hauptursachen für Papierverschwendung. Detaillierte Nutzungskontrolle und Berichte helfen Unternehmen außerdem, den Verbrauch zu überwachen, Druckkontingente festzulegen und umweltfreundliche Vorgaben wie Duplexdruck oder die Einschränkung der Farbausgabe durchzusetzen. Durch die Förderung eines bewussten, verantwortungsvollen Umgangs mit Druckressourcen trägt MPS dazu bei, Papier-, Toner- und Energieverschwendung im gesamten Unternehmen zu reduzieren.

Produktivität & Workflow-Management

Da hybrides Arbeiten in vielen Unternehmen immer mehr zum Alltag wird und das Druckaufkommen niedriger ist als vor der Pandemie, hinterfragen Unternehmen zunehmend, wie, wo und aus welchem Grund gedruckt wird. MPS-Lösungen müssen jetzt einen nahtlosen, flexiblen Zugang zu Druckressourcen unterstützen und gleichzeitig Aufgaben automatisieren, das Benutzererlebnis vereinfachen und die IT-Überwachung ermöglichen.

Heutzutage müssen Mitarbeiter zu jeder Zeit und von überall aus drucken und Dokumente abrufen können – egal, ob sie vor Ort, zu Hause oder unterwegs sind. Lösungen für Managed Print Services unterstützen diese Flexibilität durch Cloud-basiertes Druckmanagement, mobiles Drucken und eine „Follow-me“-Funktion, mit der sich Benutzer an jedem Drucker im Netzwerk authentifizieren können, um ihre Druckaufträge sicher freizugeben. Dadurch werden Zeitverluste am Drucker reduziert, gerätespezifische Warteschlangen vermieden und die Zugänglichkeit in dezentralen Arbeitsstrukturen wird spürbar verbessert. Für die IT reduziert sich durch MPS der Aufwand für die Verwaltung verschiedener Druckerflotten.

RFID-Zugangskontrolle für die Sicherheit von Managed Print Services

Für Unternehmen, die die Datensicherheit und Compliance in ihren Druckumgebungen verbessern wollen, wird die Benutzerauthentifizierung zu einem wichtigen Eckpfeiler ihrer MPS-Strategie. Bei Multifunktionsdruckern (MFPs) kann durch die Zugangskontrolle auf Geräteebene sichergestellt werden, dass nur autorisierte Benutzer sensible Dokumente drucken, scannen oder abrufen können. Dies verringert das Risiko von Datenpreisgabe und Datenmissbrauch. 

Eine der effektivsten und benutzerfreundlichsten Methoden für die Umsetzung der Benutzerauthentifizierung für Multifunktionsdrucker ist die RFID-Zugangskontrolle. RFID und mobile Credentials ermöglichen eine schnelle, kontaktlose Authentifizierung mit ID-Ausweisen oder Smartphones – ganz ohne Passwörter oder PINs. Dies erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern verbessert auch das Benutzererlebnis und entlastet den Helpdesk in Bezug auf die Verwaltung von Anmeldeinformationen. Die RFID-Zugangskontrolle – mit herkömmlichen RFID-Karten oder mobile Credentials (mobile Zugangsberechtigungen) auf dem Smartphone – erhöht sowohl die Sicherheit als auch die Benutzerfreundlichkeit. So unterstützt sie ein sicheres und effizientes Druckmanagement:  

• Schnelle, kontaktlose Anmeldung: RFID-Ausweise und mobile Credentials ermöglichen es den Benutzern, sich durch ein kurzes Antippen oder eine schnelle Handbewegung am Drucker zu authentifizieren – die Eingabe von Benutzernamen oder Passwörtern ist überflüssig. Dies beschleunigt den Zugriff auf die Funktionen des Multifunktionsdruckers, verkürzt die Wartezeiten und verbessert die Effizienz des gesamten Arbeitsablaufs, insbesondere in stark frequentierten Büroumgebungen oder Co-Working-Spaces.
• Geringere Abhängigkeit von Passwörtern: Da PINs und Passwörter nicht mehr benötigt werden, verringert sich die Belastung für Benutzer und IT-Teams gleichermaßen. Vergessene Zugangsdaten gehören zu den häufigsten Helpdesk-Anfragen – eine Umstellung auf RFID oder mobile Authentifizierung steigert daher die Benutzerfreundlichkeit. Auch der Sicherheitsaspekt spielt eine Rolle. Schwache oder wiederverwendete Passwörter, die bei herkömmlichen Anmeldesystemen eine häufige Angriffsmöglichkeit darstellen, werden vermieden. Für Anwendungen mit höheren Sicherheitsanforderungen ist die Kombination aus RFID und einer Benutzer-PIN als Multifaktor-Authentifizierung (MFA) eine sichere und Phishing-resistente Option.
• Strengere Zugangskontrolle: Durch RFID und mobile Authentifizierung wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf den Drucker oder bestimmte Drucker-Funktionen zugreifen können (z. B. Scannen in E-Mails oder Kopieren vertraulicher Dokumente). Berechtigungsnachweise sind mit individuellen Benutzer-IDs und -berechtigungen verknüpft, sodass Unternehmen rollenbasierte Zugriffskontrollen einrichten und eine unbefugte Nutzung oder ein Datenleck verhindern können.
• Verbesserte Rückverfolgbarkeit und Prüfbarkeit: Jede authentifizierte Interaktion kann protokolliert und mit einem bestimmten Benutzer verknüpft werden. Dadurch entsteht ein detaillierter Prüfpfad, der für die Überwachung von Compliance- und die Sicherheitsvorgaben genutzt werden kann. Für Unternehmen, die Vorschriften wie der DSGVO oder NIS2 unterliegen, ist dies von entscheidender Bedeutung, da sie nachweisen müssen, wer auf sensible Daten zugegriffen oder sie bearbeitet hat – auch in Druckprozessen. 

Worauf es bei RFID-Lesegeräten für Managed Print Services ankommt

Die Wahl des richtigen RFID-Lesegeräts ist entscheidend für eine sichere, flexible und skalierbare Authentifizierung in Ihrer MPS-Umgebung. Hier sind die wichtigsten Funktionen, über die ein RFID-Lesegerät für die Multifunktionsdrucker-Authentifizierung verfügen sollte:

• Unterstützung mehrerer Technologien: Unternehmen setzen häufig auf eine Mischung aus verschiedenen Transpondertypen – insbesondere bei der Umstellung von Altsystemen (Legacy-Systems). Wählen Sie ein Lesegerät, das eine breite Palette von RFID-, NFC- und BLE-Technologien unterstützt, um die Kompatibilität mit vorhandenen ID-Karten und mobilen Credentials zu gewährleisten und Ihr System zukunftssicher zu machen.
• Parallele Unterstützung verschiedener Berechtigungsnachweise: In vielen Umgebungen werden verschiedene Arten von Ausweisen oder mobilen Geräten genutzt. Das ideale Lesegerät für Managed Print Services sollte mehrere Anmeldemethoden gleichzeitig erkennen und damit eine reibungslose Integration über Abteilungen, Einrichtungen und Regionen hinweg ermöglichen, ohne dass es notwendig ist, die Berechtigungsnachweise zu vereinheitlichen. (ELATEC-Lesegeräte können eine unbegrenzte Anzahl von Transpondertechnologien gleichzeitig unterstützen).
• Geräteunabhängige Integration: MPS-Umgebungen umfassen häufig Muktifunktionsdrucker-Flotten unterschiedlicher Marken. Um eine Herstellerbindung zu vermeiden und die Komplexität der Integration zu verringern, sollten Sie ein Lesegerät wählen, das herstellerunabhängig ist und problemlos in eine breite Palette von Druckermarken und -modellen integriert werden kann.
• Unterstützung mobiler Credentials: Da mobiler Zugang immer mehr an Bedeutung gewinnt, insbesondere an hybriden Arbeitsplätzen, sorgt die Unterstützung von Bluetooth® Low Energy (BLE) und Near Field Communication (NFC) für eine nahtlose mobile Authentifizierung über Smartphones oder Wearables.
• Gewährleistung von Datenschutz und Compliance: Das Lesegerät sollte eine sichere, verschlüsselte Kommunikation und eine detaillierte Audit-Protokollierung unterstützen, um die Compliance-Anforderungen gemäß DSGVO, NIS2, KRITIS und anderen Richtlinien zu erfüllen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, authentifizierte Benutzerinformationen zur Zugangskontrolle und Berichterstellung an den Multifunktionsdrucker und die Druckmanagement-Software weiterzuleiten.