Auch nach der Pandemie sind flexible und hybride Arbeitsmodelle in vielen Branchen noch immer weit verbreitet. Deshalb müssen Unternehmen auch bei der Zugangskontrolle neue Wege gehen, um den Zutritt zu ihren Gebäuden aber auch ihre Daten zu schützen. Gleichzeitig müssen Mitarbeitende nahtlos auf alle für ihre Arbeit erforderlichen Tools zugreifen können – sowohl innerhalb als auch außerhalb ihres Büros.
Hybride Arbeitsszenarien sind die Normalität
Schon vor der Pandemie wurden hybride Arbeitsmodelle und flexible Co-Working-Spaces immer beliebter. Die Lockdowns in den Jahren 2020 und 2021 haben diese Entwicklung dann noch einmal deutlich beschleunigt. Oftmals gilt Hybrid-Arbeit als „das Beste aus beiden Welten“: Mitarbeitende können die Zeit im Büro für die Zusammenarbeit und den persönlichen Austausch nutzen, profitieren im Homeoffice aber von mehr Flexibilität und können dort konzentrierter arbeiten. Durch die kleineren und flexibleren Teams vor Ort ergibt sich außerdem für viele Unternehmen die Möglichkeit, ihre Büroräume zu verkleinern und so deutliche Einsparungen zu erzielen. Andere Unternehmen geben ihre Büroräume sogar ganz auf und finanzieren für Ihre Mitarbeitenden Plätze in Co-Working-Spaces.
Eine Umfrage von McKinsey & Company ergab, dass europaweit 75 % der Büroangestellten ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen, in dem sie sowohl vor Ort im Büro als auch zu Hause arbeiten können. In den USA zeigt der State of Remote Work Report, dass dort ganze 98 % der Befragten lieber zu Hause arbeiten – zumindest für einen Teil ihrer Arbeitszeit. Diese Ergebnisse machen deutlich, dass Hybrid- und Remote-Arbeitsmodelle nicht nur praktisch sind, sondern sehr wahrscheinlich auch entscheidende Faktoren bei der Mitarbeiterzufriedenheit, beim Recruiting und bei der Mitarbeiterbindung.
Wenn sich Mitarbeitende für flexible Arbeitsmodelle entscheiden, ändert sich neben dem Arbeitserlebnis auch die Büroumgebung. Das hat verschiedenste Gründe, zum Beispiel:
- Statt fest zugewiesener Schreibtische und Büroräume, werden verstärkt Hot-Desking und gemeinsame Arbeitsbereiche genutzt. Das bedeutet, die Mitarbeitenden benötigen Aufbewahrungslösungen wie zum Beispiel intelligente Schließfächer.
- Da in der Zeit im Büro der Fokus zumeist auf Zusammenarbeit und gegenseitigem Austausch liegt, sind flexible Konferenz- und Meetingräume erforderlich sowie ein System, das einen gleichberechtigten Zugang ermöglicht. Gleichzeitig besteht aber auch ein Bedarf an ruhigen Bereichen, in denen die Mitarbeitenden konzentriert arbeiten können.
- Auch zusätzliche Ausrüstung für Video- und Telefonkonferenzen wird benötigt, damit Remote-Kolleginnen und -Kollegen, Partner und Anbieter stets in Verbindung bleiben können.
- Viele Unternehmen investieren auch in zusätzliche Angebote wie Cafés, Fitnessbereiche, Verkaufsautomaten, Wellnessräume und sogar Bereiche für ein kleines Nickerchen zwischendurch, um eine möglichst einladende Büroumgebung zu schaffen.
- Die Mitarbeitenden benötigen sowohl im Büro als auch im Homeoffice nahtlosen Zugang zu ihren geschäftlichen Dateien und Systemen, und zwar ohne Kompromisse bei der Datensicherheit.
Zutritts- und Zugangskontrolle in hybriden Arbeitsumgebungen
Die hybride Arbeitswelt von heute prägt nicht nur ein neues Verständnis der Büroumgebung, sie sorgt auch dafür, dass Unternehmen robuste, sichere, flexible und effiziente Zugangskontrolllösungen benötigen. Herkömmliche Zugangskontrollsyteme – insbesondere diejenigen, die für klassische Büroarbeitsmodelle entwickelt wurden – werden den Anforderungen hybrider Arbeitsmodelle und Co-Working-Spaces nicht gerecht. Sie stehen dabei unter anderem vor folgenden Herausforderungen:
- Verwaltung und Überwachung des Zutritts in Umgebungen, in denen Menschen zu unregelmäßigen Zeiten kommen und gehen oder mit weitgehend unbekannten Personen ein Büro teilen
- Gleichberechtigter Zugang zu gemeinsam genutzten Räumen und Ressourcen, z. B. Schreibtischen, Workstations, Meetingräumen und AV-Ausrüstung
- Schutz gemeinsam genutzter Geräte und Ausrüstung im Büro sowie Verhinderung von unbefugtem Zugriff auf Dateien, Anwendungen und Netzwerke auf gemeinsam genutzten Workstations
- Maximale Cybersicherheit bei Systemanmeldungen im Homeoffice oder an anderen Orten, an denen das genutzte WLAN möglicherweise nicht gesichert ist
- Spezifische Zugangsberechtigungen für verschiedene Benutzergruppen, z. B. für Mitarbeitende mit unterschiedlichen Arbeitszeiten sowie für Drittanbieter und Dienstleister
- Zentrale Übersicht in Unternehmen mit mehreren Standorten oder Mitarbeitenden, die remote in unterschiedlichen Ländern und Zeitzonen arbeiten
Ein einheitliches Zugangssystem, für das RFID-Ausweise (Radio-Frequency Identification) oder mobile Zugangsberechtigungen auf dem Smartphone genutzt werden, ist die perfekte Lösung für die flexiblen Arbeitsmodelle von heute wie Hybrid-Szenarien und Co-Working-Spaces. Ein einheitliches System überzeugt durch:
- Effizienz: Ein einziger Berechtigungsnachweis eröffnet den Mitarbeitenden Zugang zu allem, was sie für ihre Arbeit benötigen. Sie können ihren Ausweis oder ihr Smartphone nutzen, um Zutritt zum Gebäude zu erhalten, sich bei einer gebuchten Workstation zu registrieren, sich mittels Single Sign-on (SSO) an Unternehmenssystemen anzumelden und um weitere Angebote wie ein Café oder einen Fitnessraum zu nutzen. Dies bedeutet nicht nur ein Plus an Komfort für die Mitarbeitenden, sondern auch eine einfachere Verwaltung für die IT.
- Sicherheit: RFID-Ausweise und mobile Zugangsberechtigungen mit Near-Field-Communication (NFC) bieten höchste Sicherheit für Zutritts und Zugangsanwendungen. Bei der Anmeldung an Geräten und Anwendungen ist ein passwortloses Zugangssystem mit RFID/NFC deutlich sicherer als ein klassisches Passwort, das leicht kompromittiert werden kann. Ist ein noch höheres Sicherheitsniveau gefragt, lässt sich RFID/NFC mit einer PIN oder mit biometrischen Daten auf einem Smartphone kombinieren. Das Ergebnis ist eine Phishing-resistente MFA-Lösung.
- Flexibilität: RFID/NFC eignet sich für die verschiedensten Anwendungsbereiche. Ob nun bei der Buchung von Schreibtischen und Meetingräumen, bei der Meetingeinwahl, bei intelligenten Schließfachsystemen oder beim Zugang zu wichtiger Büroausstattung – in Co-Working-Spaces und Büroumgebungen bieten sich zahlreiche Einsatzmöglichkeiten für RFID/NFC. So wird ein gleichberechtigter Zugang zu gemeinsam genutzten Ressourcen sichergestellt. Außerdem können Facility Manager Raumlayout und Ressourcen an die tatsächliche Nutzung anpassen.
Machen Sie sich bereit für die Arbeitswelt der Zukunft
Flexible Arbeitsmodelle gehören mittlerweile zur Normalität – eine Entwicklung, die zum einen durch die Nachfrage der Mitarbeitenden und zum anderen durch die Wirtschaftslage vorangetrieben wird. Mit dem richtigen Zutritts- und Zugangskontrollsystem sind sowohl Unternehmen als auch ihre Mitarbeitenden bereit für die Arbeitswelt von morgen. Bei einem einheitlichen System geht es allerdings nicht nur um Sicherheit. Vielmehr geht es darum, die Produktivität zu steigern und das Erlebnis der Mitarbeitenden zu verbessern, unabhängig davon, ob sie im Homeoffice, im Büro oder in einem Co-Working-Space arbeiten.
Hand in Hand mit den Unternehmen entwickelt ELATEC Zugangslösungen für die moderne Arbeitswelt. Wir bieten universelle RFID-Leser, die für verschiedenste Anwendungsbereiche geeignet sind, z. B. für die Zutrittskontrolle oder auch die Anmeldung an Geräten und Systemen. Unsere Expertinnen und Experten helfen Ihnen dabei, ein flexibles und zukunftssicheres Zugangssystem zu entwickeln.