Zeiterfassung, leicht gemacht: Lösungen für die neue Gesetzeslage

Künftig müssen Unternehmen innerhalb der EU die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen. Das steht nach dem jüngsten Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) in Luxemburg vom Dezember 2022 nun fest. Für einige Branchen und Berufsgruppen, etwa die Baubranche, das Gastgewerbe oder Behörden, gehört diese genaue Erfassung der Produktivzeiten schon längst zum Alltag. Ansonsten gilt in sehr vielen Bereichen noch das so genannte „Vetrauensarbeitszeit-Modell“. Sprich: Die Erledigung der Aufgaben steht im Vordergrund, nicht der penible Blick auf die Uhr. Dieses Modell hat jedoch seine Tücken: Es birgt die Gefahr einer Überlastung der Arbeitnehmer. Genau dieses Argument führen auch die Befürworter der neuen, strengeren Zeiterfassung ins Feld.

Eine Herausforderung für Arbeitnehmer – mit vielen offenen Fragen

Nun ist die Entscheidung im Grundsatz gefallen. Details wollen jedoch noch definiert werden. Noch ist unklar, ab wann genau die neue Regelung gilt. Und in welcher Form der Arbeitszeitnachweis zu erbringen ist. Hierzu gibt es vom Gesetzgeber bislang keine besonderen Anforderungen. Die Erfassung kann sowohl manuell erfolgen wie auch auf elektronischem Wege, etwa durch geeignete Software oder Apps. In jedem Fall bedeuten die strengeren Anforderungen über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg einen bürokratischen Mehraufwand, der erst einmal organisiert werden will. Unternehmen tun gut daran, sich bei der Umsetzung der neuen Zeiterfassungs-Regelung zukunftsfähig aufzustellen und das Thema nicht halbherzig anzugehen. Warum lieber ein bisschen mehr als zu wenig? Hier ist ein Blick auf die europäischen Richtlinien hilfreich, die auch für Deutschland den Kurs vorgibt: Auf europäischer Ebene wurde bereits 2019 festgelegt, dass die Zeiterfassung „nachvollziehbar“ und „fälschungssicher“ sein muss. Und dies wird mit einem minimalistischen „Stundenzettel“-System kaum erreichbar sein.

ELATEC bündelt Authentifizierung und Zeiterfassung in einem System.

Skeptische Stimmen mutmaßen, dass die neue Zeiterfassungs-Regel das Ende des gerade aufkeimenden Home-Office-Modells sei. Diese Befürchtungen sind kaum angemessen. Denn: Arbeitszeiterfassung ist nicht gleichzusetzen mit Präsenzpflicht. In Zeiten digitaler Lösungen geht das auch anders. Allerdings muss gewährleistet sein, dass das genutzte Erfassungssystem die tatsächlich geleisteten Stunden transparent, lückenlos und unter Wahrung datenschutzrechtlicher Anforderungen erfasst. Idealerweise geschieht das so, dass weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer einen großen Extra-Aufwand in Kauf nehmen müssen. Im Kern ließe sich sagen: Das beste Zeiterfassungssytem ist eines, welches Anwender gar nicht bemerken, sondern das einfach „mitläuft“ – genau wie die gute alte Stechuhr. Genau eine solche Lösung bietet ELATEC. Durch Bündelung von Authentifizierung und Zeiterfassung halten wir die Hürden niedrig und steigern somit die Akzeptanz bei den Nutzern. Hierfür bietet ELATEC in Kooperation mit hochkarätigen Software-Partnern zukunftssichere, datenschutztechnisch einwandfreie und skalierbare Lösungen – inklusive Service und Support. Somit sind Unternehmen bei der Umsetzung der neuen Gesetze auf der sicheren Seite und können zugleich immer auf einen kompetenten Ansprechpartner zählen, wenn sich Rahmenbedingungen ändern.

Loyalty goes digital

Mobile member authentication offers an easier, and more environmentally friendly, option for loyalty programs. Instead of pulling out a plastic card or entering a phone number and PIN on a touchpad, customers can simply authenticate themselves using their smartphone. With smartphone adoption nearly universal among adult consumers worldwide, digital wallet apps are increasingly replacing physical credit cards for payments. That same technology can be used to authenticate members for loyalty programs. 

In a mobile credentialing system, the mobile wallet acts as a card emulator, communicating with the RFID reader via Near-field Communication (NFC) or (less commonly) Bluetooth® Low Energy (BLE). Mobile authentication offers significant advantages for merchants and program managers. 
 

• Sustainability: A digital system eliminates the waste created by plastic membership cards, along with the energy costs to produce and ship the cards—minimizing the carbon footprint for your program.  
• Speed: Members can sign up online and download their digital membership ID in moments, so they can use it right away. Automated, self-serve sign-up systems also reduce administrative time to set up a new membership ID.  
• Cost reduction: With digital credentials, you reduce administrative costs along with the costs of printing and mailing physical cards. 
• Convenience: A digital wallet is easier for consumers, so they don’t have to remember to carry their cards with them. Younger consumers, especially, appreciate the convenience of having everything accessible on their phones at all times, so they can streamline their wallets (or leave them at home).  
• Adaptability: If a member’s personal information changes, it’s no problem—they can update their information themselves in their member profile. All changes are immediate, and a new card does not have to be issued. 
• Optimization: Digital credentials give you real-time data on customer behavior and purchases—and you eliminate data problems caused by sharing credentials via a phone number or PIN. With a digital wallet tied to a particular smartphone, it is easier to track buying and behavior patterns for each customer. This allows merchants to optimize processes, products, special offers and the overall shopping experience based on accurate, real-time data. 

A smooth migration to digital 

With the right RFID reader, migrating from physical cards to mobile credentials is easy. For the immediate future, merchants will want to continue to accept already-issued member ID cards in parallel with digital credentials—after all, no one wants to show up at the register with their card only to be told it no longer works. Companies need to allow time for their customers to make the change. And there may always be a need to provide physical cards for the small number of consumers who do not carry a smartphone. 

That’s where universal readers from ELATEC can help. The TWN4 Multi-Tech line of readers is compatible with 60+ RFID transponder technologies (including both LF and HF) along with mobile authentication via NFC or BLE. That gives merchants the flexibility to accept both physical cards and mobile credentials in tandem, for as long as they need to. 

The future of customer loyalty programs is digital. Convenient access. Easy management. And a smaller environmental footprint. And with universal readers from ELATEC, making the switch is simple. It’s how we’re enabling digital transformation in customer loyalty programs.